Задачи и функции службы делопроизводства и материально-технического обеспечения
Задачи
- обеспечение структурных подразделений Главного управления, отделов статистики в городах и районах материальными ресурсами и расходуемыми материалами, необходимыми для их нормальной работы;
- обеспечение сохранности государственной собственности в отделах Главного управления, организация надежного хранения материальных ценностей на складе Главного управления, контроль за их целевым использованием. Подготовка документов на списание мебели, инвентаря и другого имущества;
- поддержание в исправном состоянии сетей электроснабжения, водоснабжения, теплоснабжения и канализации, немедленное устранение обнаруженных неисправностей;
- постоянное содержание в чистоте служебных и производственных помещений, площадок и лестничных ступеней и прилегающей территории Главного управления;
- поддержание в рабочем состоянии транспортных средств Главного управления, обеспечение их горюче-смазочными и расходными материалами, запасными частями;
- обеспечение учета измерения температуры окружающего воздуха на момент выпуска автомобиля на линию, оформление выдачи и приема путевых листов, ведение журнала учета путевых листов;
- осуществление контроля за использованием ТЭР в пределах установленных лимитов;
- обеспечение ведения электронного документооборота и делопроизводства;
- осуществление работы по ведению архивного дела в Главном управлении, обеспечение сохранности архивных документов;
- осуществление учета по коммунальным отходам производства в Главном управлении, составление и предоставление в установленные сроки статистической отчетности по обращению с отходами производства;
- получение от структурных подразделений Главного управления почтовых отправлений (посылок, бандеролей, писем), их проверка, регистрация и отправление соответствующим адресатам.
Функции
- требовать от всех работников Главного управления поддержание должного санитарно-гигиенического порядка;
- требовать от всех работников Главного управления строго соблюдать нормы и правила по электробезопасности на рабочих местах и в пределах закрепленной за Главным управлением территории;
- не принимать от отделов Главного управления, неправильно оформленные документы;
- принимать меры к усилению сохранности товарно-материальных ценностей, устранять обнаруженные недостатки в учете;
- вносить предложения по совершенствованию хозяйственно-административной деятельности;
- получать, сортировать и передавать поступающую корреспонденцию отделам статистики и секретарю руководителя для последующего доклада руководству Главного управления;
- выполнять своевременно и качественно работы на персональном ЭВМ и на копировально-множительной технике для отделов Главного управления;
- обеспечивать структурные подразделения и секретаря руководителя канцелярскими товарами;
- представлять своевременно в отдел финансов Главного управления первичные бухгалтерские документы, оформленные в соответствии с действующим законодательством;
- выполнять разовые поручения руководства Главного управления по вопросам, находящимся в компетенции отдела.