Задачи и функции службы делопроизводства и материально-технического обеспечения

Задачи

• обеспечение структурных подразделений Главного управления, отделов статистики в  городах и районах материальными ресурсами и расходуемыми материалами, необходимыми для их нормальной работы;
• обеспечение сохранности государственной собственности в отделах Главного управления, организация надежного хранения материальных ценностей на складе Главного управления, контроль за их целевым использованием. Подготовка документов на списание мебели, инвентаря и другого имущества;
• поддержание в исправном состоянии сетей электроснабжения, водоснабжения, теплоснабжения и канализации, немедленное устранение обнаруженных  неисправностей;
• постоянное содержание в чистоте служебных и производственных помещений, площадок и лестничных ступеней и прилегающей территории Главного управления;
• поддержание в рабочем состоянии транспортных средств Главного управления, обеспечение их горюче-смазочными и расходными материалами, запасными частями;
• обеспечение учета измерения температуры окружающего воздуха на момент выпуска автомобиля на линию, оформление выдачи и приема путевых листов, ведение журнала учета путевых листов;
• осуществление контроля за использованием ТЭР в пределах установленных лимитов;
• обеспечение ведения электронного документооборота и делопроизводства;
• осуществление работы по ведению архивного дела в Главном управлении, обеспечение сохранности архивных документов;
• осуществление учета по коммунальным отходам производства в Главном управлении, составление и предоставление в установленные сроки статистической отчетности по обращению с отходами производства;
• получение от структурных подразделений Главного управления почтовых отправлений (посылок, бандеролей, писем), их проверка, регистрация и отправление соответствующим адресатам.

Функции

• требовать от всех работников Главного управления поддержание должного санитарно-гигиенического порядка;
• требовать от всех работников Главного управления строго соблюдать нормы и правила по электробезопасности на рабочих местах и в пределах закрепленной за Главным управлением территории;
• не принимать от отделов Главного управления, неправильно оформленные документы;
• принимать меры к усилению сохранности товарно-материальных ценностей, устранять обнаруженные недостатки в учете;
• вносить предложения по совершенствованию хозяйственно-административной деятельности;
• получать, сортировать и передавать поступающую корреспонденцию отделам статистики и секретарю руководителя для последующего доклада руководству Главного управления;
• выполнять своевременно и качественно работы на персональном ЭВМ и на копировально-множительной технике для отделов Главного управления;
•  обеспечивать структурные подразделения и секретаря руководителя канцелярскими товарами;
• представлять своевременно в отдел финансов  Главного управления первичные бухгалтерские документы, оформленные в соответствии с действующим законодательством;
• выполнять разовые поручения руководства Главного управления  по вопросам, находящимся в компетенции отдела.